Archiv

Übersicht

Das Archiv ermöglicht es, Ausschreibungen, an denen die Bearbeitung abgeschlossen ist, aus den aktiven Ansichten auszulagern, ohne sie endgültig zu löschen. So bleiben Ihre Arbeitsbereiche übersichtlich, während alle archivierten Datensätze weiterhin abruf- und durchsuchbar sind.

Das Archiv ist im Business-Plan enthalten.

Ausschreibungen archivieren

Sie können Ausschreibungen aus verschiedenen Bereichen von auftrag.ai ins Archiv verschieben:

1. Wählen Sie eine oder mehrere Ausschreibungen aus (z.B. in den Lesezeichen oder der Angebotsverwaltung).
2. Öffnen Sie das Aktionsmenü (Drei-Punkte-Menü oder Kontextmenü).
3. Wählen Sie "Archivieren".
4. Bestätigen Sie die Aktion.

Archivierte Ausschreibungen erscheinen nicht mehr in den regulären Listen und Suchen, sind aber im Archivbereich weiterhin vollständig verfügbar.

Archivansicht

Im Archivbereich sehen Sie alle archivierten Ausschreibungen:

• Chronologische Sortierung: Zuletzt archivierte Einträge erscheinen oben.
• Vollständige Informationen: Alle ursprünglichen Metadaten, Notizen, Kommentare und Zuweisungen bleiben erhalten.
• Suche und Filter: Durchsuchen Sie das Archiv nach Titel, Auftraggeber oder Zeitraum.

Aus dem Archiv wiederherstellen

Wenn eine archivierte Ausschreibung wieder aktiv bearbeitet werden soll:

1. Öffnen Sie das Archiv.
2. Suchen oder scrollen Sie zur gewünschten Ausschreibung.
3. Öffnen Sie das Aktionsmenü und wählen Sie "Aus Archiv wiederherstellen".

Die Ausschreibung erscheint daraufhin wieder in den regulären Ansichten und Lesezeichen.

Unterschied zu löschen

Das Archivieren und das Löschen unterscheiden sich grundlegend:

• Archivieren: Die Ausschreibung bleibt vollständig erhalten und kann jederzeit wiederhergestellt werden.
• Löschen: Die Ausschreibung wird dauerhaft entfernt und kann nicht wiederhergestellt werden.

Wir empfehlen, Ausschreibungen grundsätzlich zu archivieren statt zu löschen, um eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten.

Massenarchivierung

Für eine größere Anzahl von Einträgen steht eine Massenaktion zur Verfügung:

1. Wählen Sie mehrere Ausschreibungen aus.
2. Klicken Sie auf "Archivieren" in der Aktionsleiste.
3. Bestätigen Sie die Aktion.

Best Practices

• Regelmäßig aufräumen: Archivieren Sie abgeschlossene Angebote und beendete Projekte periodisch, z.B. am Ende eines Quartals, um die aktiven Bereiche übersichtlich zu halten.
• Vor dem Archivieren dokumentieren: Stellen Sie sicher, dass Notizen, Entscheidungen und relevante Kommentare vollständig erfasst sind, bevor Sie eine Ausschreibung archivieren.
• Archiv als Wissensbasis: Das Archiv eignet sich als Referenz für vergangene Projekte und erleichtert die Vorbereitung ähnlicher Ausschreibungen in der Zukunft.

Integration

Das Archiv ist mit anderen Bereichen von auftrag.ai verknüpft:

• Lesezeichen: Ausschreibungen können direkt aus den Lesezeichen archiviert werden.
• Angebote: Abgeschlossene Angebotsverfahren — ob gewonnen oder verloren — können ins Archiv überführt werden.
• Teams: Archivierte Einträge bleiben für alle Mitglieder der Organisation einsehbar.

Verfügbarkeit

Das Archiv ist im Business-Plan verfügbar. Informationen zu den Plänen und Konditionen finden Sie auf auftrag.ai oder wenden Sie sich an support@auftrag.ai.