Suchagenten-Assistent

Überblick

Der Suchagenten-Assistent führt Sie strukturiert durch die Erstellung eines neuen Suchagenten. Alle Schritte außer dem abschließenden Speichern sind optional — Sie können jederzeit zurückgehen und Einstellungen anpassen.

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Assistent starten

Sie erreichen den Assistenten über:

1. Suchagenten in der linken Seitenleiste → Neuen Suchagenten erstellen
2. Wählen Sie zunächst den Profiltyp (Standard-Ausschreibungen, Vergabebekanntmachungen oder Rahmenverträge)

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Schritte im Detail

Schritt 1: Grundeinstellungen

Legen Sie Name und Beschreibung des Suchagenten fest.

• Name: Kurz und aussagekräftig, z.B. „IT NRW – täglich" oder „Bauprojekte Bayern"
• Beschreibung (optional): Erläutern Sie Zweck und Fokus des Suchagenten

Schritt 2: Themen

Wählen Sie inhaltliche Themenbereiche (OR-Verknüpfung — mehr Themen bedeuten mehr Treffer).

Empfehlung: 3–5 Hauptkategorien für den Start, später verfeinern.

Schritt 3: Veröffentlichungstyp & Schwellenwerte

• Dokumenttypen: Ausschreibungen, Vorinformationen, Rahmenverträge, Änderungsbekanntmachungen, etc.
• Schwellenwerte: Nationale und/oder EU-weite Ausschreibungen
• Rahmenverträge: Einbeziehung von Rahmenvereinbarungen

Schritt 4: Auftraggeber

Filtern Sie nach Art der Vergabestelle:

• Bundesebene (Bundesministerien, -behörden)
• Landesebene
• Kommunale Ebene (Städte, Gemeinden)
• Universitäten und Hochschulen
• Verkehrsbetriebe
• Versorgungsunternehmen
• Öffentliche Einrichtungen (Krankenhäuser, Schulen)

Schritt 5: Ausführungsort

Grenzen Sie geografisch ein:

• Bundesländer: Einzeln oder mehrere
• Bundesweit / EU-weit: Überregionale Suche
• Regierungsbezirke und Landkreise: Für lokale Suchen

Schritt 6: Schlagwörter

Verfeinern Sie die inhaltliche Treffermenge:

• Positive Schlagwörter: Müssen in der Ausschreibung vorkommen
• Negative Schlagwörter: Schließen Ausschreibungen mit diesen Begriffen aus

Groß- und Kleinschreibung wird beachtet. Mehrere Schlagwörter durch Komma trennen.

Schritt 7: Benachrichtigungen

Konfigurieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen:

• Frequenz: Schnell, Mehrmals täglich, Täglich, Wöchentlich, Monatlich
• Uhrzeit: Wann die Zusammenfassung versendet wird
• E-Mail-Text: Individueller Text für die Benachrichtigungs-E-Mails
• Empfänger: Welche Nutzer Benachrichtigungen erhalten

Schritt 8: Übersicht & Speichern

Überprüfen Sie alle Einstellungen und speichern Sie den Suchagenten. Nach dem Speichern können Sie ihn jederzeit über Bearbeiten anpassen.

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Empfohlener Workflow

1. Themen grob wählen (3–5 Hauptkategorien)
2. Veröffentlichungstyp und Schwellenwerte definieren
3. Optional: Schlagwörter für inhaltliche Präzision ergänzen
4. Benachrichtigungen konfigurieren und testen
5. Ergebnisse sichten und Profil iterativ optimieren

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Fehlerbehebung

Zu viele Ergebnisse:

• Weniger Themen wählen
• Negative Schlagwörter ergänzen
• Geografisch einschränken

Zu wenige Ergebnisse:

• Mehr Themen hinzufügen
• Schlagwörter entfernen oder lockern
• Geografische Einschränkung aufheben

Keine Benachrichtigungen:

• Spam-Ordner prüfen
• E-Mail-Aktivierung im Schritt „Benachrichtigungen" prüfen
• Frequenz und Uhrzeit prüfen