Teams

Übersicht

Mit der Teams-Funktion unterteilen Sie Ihre Organisation in Arbeitsgruppen und steuern, wer an welchen Ausschreibungen arbeitet. Teams bilden die Grundlage für Zuweisungen, gemeinsame Ansichten und abgestimmte Arbeitsabläufe.

Teams erstellen

Als Organisationsadministrator können Sie neue Teams anlegen:

1. Navigieren Sie zur Team-Verwaltung.
2. Klicken Sie auf "Neues Team erstellen".
3. Geben Sie einen Teamnamen und optional eine Beschreibung ein.
4. Wählen Sie die Teammitglieder aus den Mitgliedern Ihrer Organisation aus.
5. Speichern Sie das Team.

Teammitglieder verwalten

Innerhalb eines Teams können Sie:

• Mitglieder hinzufügen: Fügen Sie Personen aus Ihrer Organisation zum Team hinzu.
• Mitglieder entfernen: Nehmen Sie Personen aus dem Team heraus.
• Rollen zuweisen: Legen Sie fest, wer Team-Lead und wer einfaches Teammitglied ist.

Rollen und Berechtigungen

auftrag.ai unterscheidet drei Rollen:

Organisationsadministrator

• Kann Teams erstellen, bearbeiten und löschen.
• Verwaltet alle Mitglieder der Organisation.
• Hat Zugriff auf alle Teams und Einstellungen.

Team-Lead

• Kann Mitglieder im eigenen Team hinzufügen und entfernen.
• Kann Ausschreibungen im Team zuweisen.
• Kann Team-Einstellungen anpassen.

Teammitglied

• Bearbeitet zugewiesene Ausschreibungen.
• Kann Status und Kommentare aktualisieren.
• Sieht alle Ausschreibungen des eigenen Teams.

Ausschreibungen dem Team zuweisen

Ausschreibungen lassen sich einem ganzen Team oder einzelnen Teammitgliedern zuweisen:

1. Wählen Sie eine oder mehrere Ausschreibungen aus.
2. Klicken Sie auf "Zuweisung".
3. Wählen Sie das Zielteam oder ein einzelnes Mitglied.
4. Fügen Sie optional eine Nachricht hinzu.
5. Bestätigen Sie die Zuweisung.

Alle Mitglieder des zugewiesenen Teams werden benachrichtigt.

Team-Ansichten

Teammitglieder können Ansichten nach Team filtern:

• Mein Team: Alle Ausschreibungen, die dem eigenen Team zugewiesen sind.
• Meine Zuweisungen: Ausschreibungen, die direkt der eigenen Person zugewiesen sind.
• Alle Teams (nur Administratoren): Übergreifende Übersicht.

Best Practices

Team-Struktur planen

• Halten Sie Teams klein und fokussiert — erfahrungsgemäß funktionieren Gruppen von 5 bis 10 Personen gut.
• Orientieren Sie sich bei der Strukturierung an Fachbereichen, Standorten oder Projekten.
• Für zeitlich begrenzte Vorhaben können Sie temporäre Projektteams anlegen.

Klare Verantwortlichkeiten

• Definieren Sie für jedes Team einen Team-Lead, der Zuweisungen koordiniert.
• Stimmen Sie im Team ab, wer bei welcher Art von Ausschreibung federführend ist.

Regelmäßige Pflege

• Halten Sie die Mitgliederliste aktuell, wenn Personen das Unternehmen wechseln oder die Abteilung verlassen.
• Überprüfen Sie Zuweisungen regelmäßig, damit keine Ausschreibungen unbearbeitet liegen.

Integration

Die Teams-Funktion ist eng mit anderen Bereichen von auftrag.ai verknüpft:

• Beauftragter: Zuweisungen können an Teams oder Einzelpersonen gerichtet werden.
• Angebote: Angebotsverantwortung lässt sich klar auf Teams verteilen.
• Kalender: Fristen und Termine können teamweit geteilt werden.
• Konten: Mitglieder einer Organisation können mehreren Teams angehören.