Beauftragter

Übersicht

Die Funktion "Beauftragter" (Zuweisungen) ermöglicht es, Ausschreibungen gezielt an einzelne Personen oder Teams zu übertragen. So ist jederzeit klar, wer für welche Ausschreibung verantwortlich ist, und die Bearbeitung lässt sich effizient koordinieren.

Zuweisungsseite

Auf der Zuweisungsseite sehen Sie alle Ausschreibungen, die Ihnen oder Ihrem Team zugewiesen wurden:

• Mir zugewiesen: Ausschreibungen, für die Sie persönlich verantwortlich sind.
• Team-Zuweisungen: Ausschreibungen, die Ihrem Team insgesamt zugewiesen sind.

Für jede Zuweisung werden folgende Informationen angezeigt: Ausschreibungstitel, Zuweisungsdatum, zuweisende Person sowie — sofern gesetzt — Frist und Status.

Zuweisung vornehmen

Eine Ausschreibung lässt sich von verschiedenen Stellen aus zuweisen:

1. Wählen Sie eine oder mehrere Ausschreibungen aus (z.B. in den Lesezeichen oder Suchergebnissen).
2. Klicken Sie auf "Zuweisung".
3. Wählen Sie ein Teammitglied oder ein Team aus.
4. Fügen Sie optional eine Nachricht hinzu.
5. Bestätigen Sie die Zuweisung.

Die zugewiesene Person wird automatisch benachrichtigt.

Bearbeitungsstatus

Halten Sie den Status Ihrer Zuweisungen aktuell, damit das gesamte Team den Fortschritt im Blick behält:

• Offen: Noch nicht begonnen.
• In Bearbeitung: Aktive Bearbeitung läuft.
• Zur Prüfung: Bereit für Review oder Freigabe.
• Abgeschlossen: Bearbeitung beendet.

Filteroptionen

Die Zuweisungsseite lässt sich nach verschiedenen Kriterien filtern:

• Nach Status: Zeigen Sie gezielt offene, laufende oder abgeschlossene Zuweisungen.
• Nach Zeitraum: Filtern Sie nach Zuweisungsdatum (heute, diese Woche, dieser Monat, benutzerdefiniert).
• Nach zuweisender Person: Sehen Sie Zuweisungen von bestimmten Kolleginnen oder Kollegen.

Benachrichtigungen

Sie werden automatisch benachrichtigt bei:

• Neuer Zuweisung: Sofort, wenn eine Ausschreibung an Sie übergeben wird.
• Statusänderung: Wenn jemand den Status einer Ihnen betreffenden Zuweisung ändert.
• Nahender Frist: Erinnerung, bevor eine gesetzte Deadline abläuft.

Die Benachrichtigungseinstellungen können Sie in Ihrem Profil konfigurieren.

Massenaktionen

Bei einer größeren Anzahl von Zuweisungen stehen Massenaktionen zur Verfügung:

• Status für mehrere Zuweisungen gleichzeitig ändern.
• Mehrere Zuweisungen an eine andere Person weiterleiten.

Best Practices

• Tägliche Prüfung: Sehen Sie Ihre Zuweisungen jeden Morgen durch und priorisieren Sie die Arbeit für den Tag.
• Status aktuell halten: Aktualisieren Sie den Status zeitnah, damit Ihre Kolleginnen und Kollegen immer den aktuellen Stand sehen.
• Frühzeitig kommunizieren: Wenn eine Frist nicht einzuhalten ist, melden Sie sich rechtzeitig — nutzen Sie dafür die Kommentarfunktion direkt bei der Ausschreibung.

Integration

Die Zuweisungsfunktion ist eng mit anderen Bereichen von auftrag.ai verknüpft:

• Teams: Team-basierte Zuweisungen und Workload-Übersicht.
• Kalender: Gesetzte Fristen erscheinen automatisch im Kalender.
• Angebote: Zugewiesene Ausschreibungen lassen sich direkt in den Angebots-Workflow überführen.
• Lesezeichen: Weisen Sie gespeicherte Ausschreibungen direkt aus den Lesezeichen zu.